Pravilno pisanje e-mail poruka

Pisanje e-mail poruka može se podeliti u cetiri etape:

Predstavljanje

Upis svrhe obraćanja

3.  Tekst poruke

4.  Potpis

1. Predstavljanje

Prvi korak u pisanju e-mail poruke predstavlja odredjivanje "to:" polja koje prima  korisnik. Radi se o imenu koje se pojavljuje kada  poruka stigne do njenog primaoca. U opcijama vezanim za upisivanje imena korisnika  mail programa, može se pisati naziv firme,  ime ili ime proizvoda koji se prodaje. Preporuka je da ako se uglavnom obraca:

nepoznatim korisnicima - koristi ime  firme.

poznatim korisnicima - koristi  ime i prezime.

afirmativno - koristi za ime ono sto zelite da afirmisete - ime, proizvod, firmu...

U slucaju da imidz firme tezi ka neposrednom kontaktu sa potencijalnom musterijom, trebalo bi da se koristi ime i prezime u komunikaciji preko e-maila. Ovo je narocito korisno u slucajevima kada se obraca u svojstvu vlasnika kompanije, direktora sektora...

 Ljudi vole da komuniciraju sa "glavnim osobama". U slucaju da  posao zahteva formalni nacin komunikacije, ili ime  firme vec samo po sebi daje odredjenu tezinu.

2. Svrha obraćanja (subject line)

Polje "Subject:" (naslov poruke) je najbitni deo komercijalne e-mail poruke! Od njega, uglavnom, najvise zavisi da li ce potencijalna musterija poruku uopste procitati. Ako iskljucimo SPAM poruke, naslov poruke direktno moze uticati na nacin kako ce se primalac poruke postaviti prema vasem pismu.

Naslov poruke bi trebao da predstavlja njenu sustinu u par reci.

Naslov ne bi trebalo da sadrzi kompletnu informaciju, za to postoji "telo"- tekst poruke (body).

Ako se salje periodicna posta (mailing lista) na istu adresu ne bi trebalo da  se menja  "Subject:" ili "to:" polje. Ljudi koji primaju takvu postu treba odmah da znaju o cemu se radi, a ne da svaki put istrazuju.

Ako se desi da se komunikacija sa korisnikom produzi, zgodno je da se posle izvesnog vremena promeni naslov od standardnog "Re:..." ili "Fw:...". Ovo narocito vazi u slucaju kada se tematika pisma promeni u odnosu na prvobitan kontakt. Za "Subject:" polje ne bi trebalo stavljati vise od 30 karaktera.

3. Tekst poruke ("Text body")

Prvo i osnovno pravilo u komercijalnoj komunikaciji preko e-maila jeste da bi poruke trebale da budu sto konciznije. Treba imati  na umu sledecu cinjenicu: Ljudi u danasnje vreme uglavnom nemaju vremena. Ako je priroda  obracanja drugacija, treba  na pocetku ukratko objasniti o cemu se radi, a zatim nastaviti sa pismom kako je  zamičljeno. U nastavku komunikacije bilo bi dobro da se koriste delovi iz prethodnog pisma preko komandi "Reply" ili "Forward". Ovim se potvrdjuje verodostojnost  odgovora i sagovornik se podseca na svoje iskaze.

4. Potpis (Signature - "Sig")

Svi e-mail programi dozvoljavaju mogucnost automatskog dodavanja jednog ili vise razlicitih potpisa. Ovu opciju svakako treba koristiti za slanje svih potrebnih kontakt informacija (ime, funkcija, adresa, telefon, web adresa, druga email adresa...).

5. Zaključak

Dobro formulisana e-mail poruka sa svim svojim aspektima moze doprineti poboljsanju svih pozitivnih aktivnosti koje vode do ostvarivanja zadatog marketinskog cilja. U suprotnom, efekti su suprotni. Više o email marketingu na sajtu InternetSajtovi.com